“Dịch vụ chăm sóc khách hàng” ở đây là những thứ hơn cả “nụ cười” hay những “cử chỉ đẹp” đối với khách hàng.

Các yếu tố sau có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về việc xây dựng các giá trị của thương hiệu thông qua dịch vụ chăm sóc khách hàng.

1. Mang những giá trị của thương hiệu tới cuộc sống trong tất cả những khoảnh khắc trải nghiệm của khách hàng.

Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải tìm cách nối kết được các suy nghĩ, tình cảm và hành động của nhân viên của mình, rồi từ đó chú ý tới mô hình phân công công việc - đồng thời cũng phải đánh giá và nhìn nhận được từng thay đổi trong một thời gian dài.

Lấy ví dụ: thương hiệu Pizza Hut tìm cách phục vụ mang tới trải nghiệm về niềm vui trong các bữa ăn gia đình và bạn bè. Một nhân viên ở Puerto Rico đã biến ý tưởng đó thành hiện thực khi anh cầm chiếc dù ra ngoài trong khi trời đang có bão tuyết lớn đi đưa bánh cho môt khách hàng có bầu đang rất muốn ăn bánh pizza. Không ai ra lệnh hay bắt anh ta phải làm thế cả, anh ta chỉ đơn giản là hành động như thế.

2. Tìm hiểu những trải nghiệm của khách hàng.

Có một khách hàng nói rằng: trước đây cô ấy đăng kí sử dụng Internet qua một công ty viễn thông trong khu vực. Nhưng nhân viên của công ty đó không được phép giúp cô ấy cài đặt trình duyệt; do đó, mặc dù là dịch vụ cung cấp Internet của công ty đó rất tốt nhưng cô ấy chẳng biết làm cách nào để có thể truy cập Internet cả; và không có gì là lạ khi mà cô ấy không còn là khách hàng của công ty đó nữa. Điều này cho thấy rằng dù sản phẩm của một doanh nghiệp có tốt đến mấy đi chăng nữa nhưng do dịch vụ chăm sóc khách hàng không tốt  dẫn tới việc khách hàng không muốn mua sản phẩm đó nữa.

Có rất nhiều cách để hiểu được những trải nghiệm của khách hàng. Trong đó, cách tốt nhất là tạo cơ hội để các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng “sống một ngày trong vai trò của khách hàng mà họ phục vụ” để hiểu được những suy nghĩ, hành động của khách hàng.

Lấy ví dụ: bệnh viện (nhà cung cấp dịch vụ) và bệnh nhân (khách hàng).Ngày nay, một số bệnh viện trên thế giới yêu cầu bác sĩ của họ thử sống vài ngày trong cuộc sống của bệnh nhân. Điều này giúp cho các bác sĩ hiểu được các trải nghiệm của bệnh nhân chỉ khi đó họ mới có thể đưa ra cách điều trị tốt nhất cho bệnh nhân của mình.

3. Thay đổi các nguyên tắc phục vụ

Vài năm trước đây, một công ty nghiên cứu làm việc với các khách sạn Disney khám phá ra rằng các nữ phục vụ nhận được sự hài lòng cao nhất từ phía khách hàng khi họ xếp các đồ chơi của Disney mà trẻ em để trong phòng như thể đố chơi tự di chuyển điều này làm cho trẻ em rất thích. Những hành động đó của các nữ phục vụ phù hợp với lời hứa của Disney là “giải trí gia đình vui nhộn và ngộ nghĩnh”. Họ đã phá bỏ nguyên tắc “không xê dịch tài sản cá nhân” của khách hàng.

Tuy nhiên, cũng cần phải xác định tiêu chuẩn về thái độ và cách cư xử đối với khách hàng cho toàn bộ nhân viên. Ngoài ra, cần hỏi các nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng xem có điều gì ngăn cản họ trong quá trình xây dựng hình ảnh thương hiệu hay không, nếu có thì cần giúp nhân viên giải quyết khó khăn đó ngay lập tức.

4. Quyền tự quyết định cho nhân viên

Trong các ví dụ trên, các nhân viên tự đưa ra quyết định trong việc phục vụ khách hàng nhưng có thể thấy tất cả đều dựa trên việc xây dựng giá trị của thương hiệu. Điều này đòi hỏi nhân viên có khả năng quyết đoán và tùy thuộc vào môi trường mà có thể đưa ra các quyết định mạo hiểm hay không? Lúc đầu, tất nhiên sẽ có những sai lầm và việc khiển trách về các sai lầm của nhân viên là cách tốt nhất để họ không mắc phải sai lầm tương tự nữa.

Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng làm được điều này, nó còn tùy thuộc vào văn hoá tổ chức và cách quản lý trong công ty. Liệu cách quản lý của công ty có khuyến khích việc “tự do hành động” hay không?

5. Việc huấn luyện kĩ năng “chăm sóc khách hàng” phải phù hợp với chiến lược của thương hiệu.

Trên thực tế, có rất nhiều công ty tách đội ngũ thương hiệu và đào tạo về chăm sóc khách hàng ra riêng biệt. Một số khác mời các chuyên gia giảng dạy về mô hình dịch vụ chăm sóc khách hàng tách rới hẳn với lời hứa thương hiệu của công ty. Điều này là hoàn toàn sai lầm.

Các giám đốc thương hiệu cần luôn luôn quan tâm tới việc huấn luyện kĩ năng chăm sóc khách hàng cho nhân viên, đồng thời phải làm cố vấn cho người huấn luyện. Cần chắc chắn rằng người huấn luyện hiểu được thuộc tính, lợi ích, niềm tin, tính chất, lời hứa của thương hiệu và cách thể hiện tất cả những điều này  trong dịch vụ chăm sóc khách hàng. Nếu dùng các cố vấn và chuyên gia bên ngoài công ty, cần yêu cầu họ thực hiện các chương trình huấn luyện phù hợp với lới hứa thương hiệu.
 
Tóm lại, điều quan trọng là nếu một thương hiệu hứa và thực hiện được lời hứa đó, sẽ tạo được lòng tin đối với khách hàng. Một sự thật hiển nhiên là niềm tin được xây dựng bằng hàng ngàn việc làm nhưng niềm tin ấy sẽ mất đi chỉ bằng một việc làm dù rất nhỏ. Liên kết dịch vụ chăm sóc khách hàng với thương hiệu là cách tốt nhất để xây dựng một mối quan hệ bền vững với khách hàng.